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電話とメールは日常的な連絡手段として非常に多く利用されていますが、それぞれに必要なビジネスマナーがあります。携帯電話を持つことが当たり前のようになり、つい忘れてしまいがちなマナーもありますので、注意したいところです。
電話は、相手の状況が解らないまま一方的に連絡を取るツールですので、掛ける時間帯と頻度に配慮が必要です。電話をする時は、名乗った上であいさつをしたら、まずは先方が電話できる状況か確認する習慣を付けましょう。そして、内容をなるべく簡潔に伝え、返事がいつまでに必要かを明確に伝えることが大切です。
メールは、いつ送信しても先方に迷惑を掛けることが少ないツールではありますが、特に携帯メールを使用する場合はやはり時間や頻度に配慮をするべきです。記録が残しやすいという点で、大切な情報を伝える時には有効ですが、文字情報は微妙なニュアンスが伝わりづらく、冷たい印象を与えかねませんので、施主とのやり取りには注意が必要です。最低限の冒頭のあいさつなどは付けるべきでしょう。返答が必要なものは、いつまでに、メールなのか電話でなのか等を明記しましょう。
また施主とのやり取りでは、電話とメールのどちらの場合でも、なるべく専門用語の使用をひかえ、解りやすい言葉で簡潔に伝えることを心掛けたいものです。
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